Отчеты отдела кадров. Кадровикам придется сдавать отчет в пенсионный фонд Внутренняя отчетность по кадрам

Конкретный порядок, сроки и формы представления отчетности устанавливают территориальные органы власти. Какие формы сдавать в территориальное отделение Росстата, можно найти на сайте statreg.gks.ru.

Сведения о вакансиях. Форма утверждена приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Представляют ежемесячно. В отчет включают сведения о свободных и вакантных рабочих местах. В некоторых регионах действует своя форма отчетности.

Выполнение квот по инвалидам. Форма письменного отчета произвольная. Представляют ежемесячно. В отчет включают информацию о наличии вакантных рабочих мест, о локальных актах, которые содержат сведения о данных рабочих местах, и выполнении квоты по инвалидам.

Уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников. Форма - произвольная. Уведомление направляют за два месяца до начала ликвидации либо сокращения или за три месяца при массовом увольнении. В документе для каждого высвобождаемого сотрудника указывают должности, профессии, специальности и квалификационные требования к должности и условия оплаты труда.

Уведомления о введении режима неполного рабочего времени и о начале простоя. Форма - произвольная. Уведомление направляют в течение трех рабочих дней с момента, как работодатель введет режим неполного рабочего времени по своей инициативе или остановит производство и объявит простой.

2. Органы статистики

Сведения о численности и заработной плате и движении работников. Форма № П-4 утверждена приказом Росстата от 24 сентября 2014 г. № 580. Если средняя численность сотрудников меньше 15 человек, то отчет заполняют и подают один раз в квартал, если 15 человек и более, то ежемесячно. Исключение предусмотрено только для малых предприятий. Для обособленных подразделений форму заполняют отдельно по каждому подразделению и по организации в целом.

Сведения о повышении квалификации и профессиональной подготовке работников организаций. Форма № 1 утверждена приказом Росстата от 28 сентября 2016 г. № 554. Форму заполняют и сдают один раз в три-четыре года все организации. Исключения предусмотрены для малых предприятий, организаций государственного управления, обеспечения военной безопасности и социального страхования, религиозных организаций, домашних хозяйств, экстерриториальных организаций. Для обособленных подразделений форму заполняют отдельно.

3. Пенсионный фонд РФ

Отчет по форме СЗВ-М. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п. Представляют ежемесячно. В отчет включают данные обо всех физических лицах, с которыми в отчетном периоде у организации были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры.

Сведения для оформления пенсии по форме СЗВ-СТАЖ. Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п. Она относится к документам персонифицированного учета. Ее подают один раз в территориальное отделение ПФР на сотрудников, которые выходят на пенсию.

4. Налоговая инспекция

Сведения о среднесписочной численности сотрудников за предыдущий год. Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Представляют ежегодно все организации и индивидуальные предприниматели. Исключение - предприниматели, которые в прошлом году не привлекали наемных сотрудников.

5. Главное управление по вопросам миграции МВД России

Уведомления о заключении и прекращении трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ с иностранным гражданином или лицом без гражданства. Формы каждого из уведомлений утверждены приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Уведомление направляют в территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России не позднее трех рабочих дней с даты заключения или расторжения трудового или гражданско-правового договора с иностранцем.

Уведомление об исполнении работодателями и заказчиками работ обязательств по выплате заработной платы иностранному гражданину - высококвалифицированному специалисту. Форма утверждена приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147. Уведомление направляют ежеквартально в территориальный орган Главного управления по вопросам миграции МВД России.

С этим также читают.

Когда и куда сдавать кадровые отчеты в 2017 году

Работодатель вправе самостоятельно принимать кадровые решения. Объяснять их он никому не должен, А вот отчитываться о работе с персоналом обязан. За нарушение – штраф 70 тыс. руб. и 150 тыс., если повторится. Какую информацию и когда вы должны предоставлять в 2017-м?

Одна из обязанностей компаний – сдавать отчеты в госорганы. Отдельные формы отчетов содержат информацию о вакансиях , работниках, оплате труда и т. п.

Поскольку данные сведения хранятся в кадровой службе, то за такие отчеты отвечают кадровики.

В 2017-м вы должны передавать информацию о работниках:

· в органы статистики;

· в центры занятости населения;

· Пенсионный фонд РФ.

в органы статистики

Узнать, какие формы сдают в территориальное отделение Росстата, можно на сайте statreg. gks. ru.

Зайдите и заполните поисковую карточку.

Нажмите кнопку «Перечень форм» и получите список отчетов для вашей компании: вид отчета, периодичность и срок сдачи.

Бухгалтерия" href="/text/category/buhgalteriya/" rel="bookmark">бухгалтерия и служба охраны труда.

Таблица 1. Отчеты по оплате и условиям труда работников

Скажите, пожалуйста, какие отчеты и куда нужно сдавать кадровику?

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли, Вас интересует вся кадровая отчетность.

Организации обязаны предоставлять различным органам те или иные сведения о работниках, в частности, о численности штата и заработной плате, видах деятельности, вакантных должностях, персонифицированном учете. Причем неисполнение таких обязанностей может повлечь для работодателя административную ответственность. Поскольку все сведения о работниках, как правило, хранятся в отделе кадров, многие отчеты составляются и направляются кадровыми работниками.

Сведения о воинском учете

В каждой организации должен вестись воинский учет призывников и военнообязанных работников. Ответственность за ведение такого учета несет руководитель организации, при этом соответствующие полномочия работодатель может передать работнику, который будет заниматься исключительно воинским учетом или исполнять эти обязанности дополнительно (в последнем случае это, как правило, кадровик). Решение работодателя о том, нужен ли отдельный работник, который будет заниматься только таким учетом, зависит от того, сколько сотрудников организации состоят на воинском учете. Так, согласно Положению о воинском учете, утвержденному , если на воинском учете состоят менее 500 сотрудников , обязанности по ведению учета могут выполняться по совместительству, если сотрудников, состоящих на воинском учете, от 500 до 2000 - учет осуществляет один освобожденный работник, если таких сотрудников от 2000 до 4000 - два работника и т.д.

В любом случае полномочия по ведению воинского учета передаются приказом руководителя, который должен быть согласован с военным комиссаром муниципального образования либо с органом местного самоуправления, осуществляющим первичный воинский учет (п. 22 ). Формы отчетов, списков, уведомлений и других документов, представляемых в военкоматы, приводятся в Приложениях к Рекомендациям.

Сведения для службы занятости населения

В целях реализации политики государства в сфере занятости населения работодатели должны систематически осуществлять взаимодействие со службой занятости населения и содействовать в обеспечении занятости населения. В соответствии со ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" работодатель обязан предоставлять службе занятости:

1. Сведения о применении в отношении работодателя процедур о несостоятельности (банкротстве).

2. Информацию, необходимую для осуществления деятельности по профессиональной реабилитации и содействию занятости инвалидов, - о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей, созданных или выделенных для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой для приема на работу инвалидов, включая информацию о локальных нормативных актах, содержащих сведения о данных рабочих местах, выполнении квоты для приема на работу инвалидов.

Инвалиды относятся к категории граждан, особо нуждающихся в социальной защите и испытывающих трудности в поиске работы. Для них в законодательстве предусмотрены дополнительные гарантии занятости (п. 1 ч. 2 ст. 24 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ, абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Так, организации, численность сотрудников которых составляет не менее 35 человек (не штатных единиц!!!) , обязаны соблюдать квоты, устанавливаемые региональным законодательством для приема на работу инвалидов. От обязательного квотирования рабочих мест для инвалидов освобождаются лишь общественные объединения инвалидов и образованные ими организации, в том числе хозяйственные товарищества и общества, уставный капитал которых состоит из вклада общественного объединения инвалидов.

Размер квоты устанавливается в процентах к среднесписочной численности сотрудников организации и может составлять:

• не менее 2, но не более 4 процентов для организаций с численностью персонала более 100 человек;
• не более 3 процентов для организаций с численностью персонала от 35 до 100 человек включительно.

При исчислении квоты в среднесписочную численность работников не включают сотрудников, условия труда которых отнесены к вредным и (или) опасным условиям труда по результатам аттестации рабочих мест по условиям труда или результатам специальной оценки условий труда.

5. Информацию по вакансиям (не инвалиды) : см. Приказ Департамента труда и занятости населения ХМАО - Югры от 12.04.2013 N 14-нп (ред. от 16.04.2015) "Об утверждении Административного регламента предоставления государственной услуги содействия гражданам в поиске подходящей работы, а работодателям в подборе необходимых работников".

Отчеты по молодежи

Вопросы квотирования рабочих мест для молодежи отнесены к компетенции органов государственной власти субъектов РФ (ст. 7.1-1 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Это значит, что порядок квотирования и меры ответственности каждый субъект определяет самостоятельно и в разных регионах этот порядок может отличаться: размером квот, мерами ответственности, порядком представления сведений о выполнении квоты.

В ХМАО в настоящее время такого закона нет, а, значит, соблюдать такую квоты Вы не обязаны .

Отчетность для органов статистики

Форма № П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", которую должны представлять юридические лица, не являющиеся субъектами малого предпринимательства, средняя численность работников которых превышает 15 человек (включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового характера) по итогам деятельности за предшествующий год. Форма № П-4, утверждена . Порядок заполнения этой отчетности утвержден .

Порядок сдачи и состав отчетности зависят от средней численности работников организации .

Взаимодействие с Пенсионным фондом:

1. Начиная с отчетности за 1 квартал 2014 г. сведения персонифицированного учета представляются в составе формы РСВ-1 ПФР. Сведения персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5 разд. 2 и разд. 6 (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. п. 3, 16, 33 ПФР). При этом разд. 6 заполняется на каждое физическое лицо, по которому надо представить сведения персонифицированного учета (п. 33 Порядка заполнения РСВ-1 ПФР).

2.  сведения о страховом стаже сотрудника ();

3. Оформление страхового пенсионного свидетельства: .

Также в заключение отметим, что по данным кадрового учета организации можно построить разнообразные отчеты для анализа накопленной информации (подробнее об этом см. в доп. материалах) .

Подробности в материалах Системы:

1. Журналы и книги: Журнал "Кадровое дело", № 4, апрель 2009 года

Произвольные отчеты: быстро и удобно

Как HR-менеджеру объединить в одном документе разнообразные данные о персонале компании? Использовать в данном случае стандартные формы с их жесткой структурой не получится. Но выход есть! В этой ситуации автоматизированные системы управления персоналом помогут HR-специалисту почувствовать себя хозяином положения. Используя предоставляемые ими возможности, он сможет быстро и легко самостоятельно создать произвольный отчет, набор параметров и структуру которого можно задать, исходя из конкретных потребностей. Это только одно из множества преимуществ, предоставляемых специализированными программами. Переоценить его значение в повседневной практике HR-менеджера или руководителя отдела по работе с персоналом невозможно.

Что это такое?

Предположим, что вам нужна структурированная информация о том, сколько всего сотрудников в компании, какое количество из них в конкретный день находились на больничном или в очередном отпуске, сколько решили отдохнуть за свой счет, сколько было направлено в командировки. Вписать сразу все эти данные в стандартную форму отчета невозможно. Произвольный же отчет может быть составлен как по всем интересующим вас параметрам, так и по одному, но самому важному на данный момент.

В зависимости от того, какой именно отчет требуется – простой, включающий один-два параметра, или суперсложный, подразумевающий, например, анализ данных – его может создать или сам менеджер по персоналу (как правило, это руководители HR-отделов), или специалист IT-службы компании.

Наталья ДЕЯШКИНА,
заместитель руководителя отдела по управлению персоналом, компания «Бейкер Тилли Русаудит»:

«В нашей компании для кадрового учета используется очень удобная самописная программа, совместимая с Excel, с хорошим интерфейсом. Ее авторы – наши программисты-разработчики. В этой программе тоже предусмотрена функция создания произвольных отчетов. Но сама я их не формирую. По моей просьбе это делают IT-специалисты. Я сообщаю им те данные, которые хотела бы видеть в отчете, и через некоторое время получаю готовый результат. Произвольные отчеты действительно очень полезны в работе».

Плюсы для компании

Теперь давайте посмотрим, какие преимущества может дать компании в целом использование произвольных отчетов в повседневной практике.

В первую очередь это экономия денег организации в результате снижения рисков. Если процесс учета кадров не автоматизирован, могут сработать различные факторы, в том числе человеческий: людям свойственно ошибаться, а любая ошибка во время проверки может обернуться для компании серьезными штрафными санкциями. Автоматизация кадрового учета, в том числе использование удобных в работе произвольных отчетов, поможет избежать большей части ошибок.

Использование произвольных отчетов серьезно экономит время сотрудников HR-отдела. Предположим, что необходимая информация о сотрудниках разбросана по разным файлам, а вам надо ее собрать и объединить, разграничив по какому-то признаку, например, по возрасту. Если делать все это вручную, на такую работу может уйти полдня. Компьютерная система сделает все это буквально за секунды и выдаст специалистам качественный продукт.

Дополнительные возможности

Перечисленные выше плюсы – это еще далеко не все преимущества, которые получает компания, использующая в своей повседневной работе произвольные отчеты. Очень полезную функцию предлагают HR-специалистам некоторые разработчики кадровых компьютерных систем. Дело в том, что все произвольные отчеты практически сразу же после их создания могут быть доступны не только их авторам, но и многим другим сотрудникам компании. Но доступ к информации при желании может быть и ограничен. Особенно эта функция актуальна для таких крупных компаний, как, например, «Копейка». У нее очень разветвленная сеть, охватывающая практически всю Россию. Спрашивается: зачем подразделениям, которые находятся в Нижнем Новгороде, видеть те отчеты Москвы или других городов, которые не нужны им в их работе?

Еще один пример дополнительных возможностей, предоставляемых используемой в «Копейке» автоматизированной системой управления персоналом: на базе произвольных отчетов программистами компании был создан механизм, позволяющий анализировать существующие в торговом доме вакансии. Это уже не простой список, а сложнейшая конструкция. Например, можно выбрать определенную дату и проанализировать имеющиеся в это время вакансии в одном или нескольких подразделениях в интересующем HR-а регионе.

Произвольные отчеты позволяют не только создавать что-то абсолютно новое, но и совершенствовать уже имеющиеся в системе функции. Некоторое время назад программистами ТД «Копейка» была выполнена заявка отдела по работе с персоналом, касающаяся сохранения истории вакансий (другими словами – хронологии их статусов: когда именно они были открыты, сколько находились в работе, когда закрылись) при их анализе. Система, которая используется в компании, этого не предусматривала. А менеджерам по персоналу такая информация была необходима для того, чтобы делать временной срез.

Вообще функциональные возможности произвольных отчетов практически безграничны. И это позволяет успешно решать задачи, связанные с управлением персоналом, какими бы сложными они ни были.

<...>

Б. Левенков
программист-разработчик ТД «Копейка»

29.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Для каждой организации, располагающей сотрудниками, существует обязанность по ведению кадрового учета и составлению по нему определенной документации. Это локальные нормативные акты, факультативные нормативные акты, документы, регламентирующие отношения с сотрудниками и содержащие информацию о них, приказы по кадрам, приказы по основной деятельности и прочие. Кроме того, организации-работодатели обязаны отчитываться в органы статистики и иные контролирующие органы.

Отчетность в органы занятости населения

Далеко не все организации знакомы со своими обязанностями перед службой занятости. А между тем в службу занятости должны ежемесячно представляться сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) и выполнении квоты по приему на работу инвалидов.

Помимо этого, данные в службу занятости должны представляться в случае банкротства организации, в случае принятия решения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и(или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства (в течение 3 дней), в случае ликвидации организации (срок – за 2 месяца), при сокращении штата работников, расторжении трудовых договоров, в случаях массового увольнения (срок – не позднее чем за 3 месяца).

Непредставление данных сведений может повлечь за собой предупреждение, наложение штрафа как на организацию (от 3000 до 5000 руб.), так и на руководителя (от 300 до 500 руб.).

Формы представляемых отчетов могут быть следующие:

• заявление-анкета на предоставление государственной услуги;
• сведения о потребности в работниках;
• сведения об отсутствии потребности в работниках;
• сведения о планируемом привлечении иностранных работников;
• уведомления о привлечении иностранных работников;
• сведения о высвобождении работников;
• сведения о составе и перспективной потребности кадров;
• сведения о неполной занятости;
• отчет по квотированию.

Примеры оформления бланков

ИНФОРМАЦИЯ
О МАССОВОМ ВЫСВОБОЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ

(на дату увольнения)

Причина массового высвобождения _______________________________________________

Численность работников, подлежащих высвобождению (чел.) _________________________

Дата начала массового высвобождения ____________________________________________

Дата окончания массового высвобождения _________________________________________

СВЕДЕНИЯ О РАБОТНИКАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ УВОЛЬНЕНИЮ

Профессия Численность (чел.) Дата увольнения

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Г. Подпись руководителя

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Полное наименование предприятия (для лиц,

нанимающих отдельных граждан по договорам, – Ф.И.О.)

Адрес________________________________________________________________________

Телефон______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

«__»__________ 201__ г. Подпись руководителя

Ф.И.О. и телефон исполнителя___________________________________________________

_____________________________________________________________________________

СВЕДЕНИЯ О МАССОВОМ ОСВОБОЖДЕНИИ РАБОТНИКОВ

_____________________________________________________________________________

Полное наименование предприятия (Ф.И.О. индивидуального работодателя)

Адрес ________________________________________________________________________

Телефон ______________________________________________________________________

Списочная численность занятых на предпр. (чел.) ___________________________________

(на дату увольнения)

Причина массового высвобождения: ликвидация работодателя

Численность работников, подлежащих высвобождению (чел.): 20

Дата начала массового высвобождения: 23.05.2016

Дата окончания массового высвобождения: 23.05.2016

СВЕДЕНИЯ О ВЫСВОБОЖДАЕМЫХ РАБОТНИКАХ

Общество с ограниченной ответственностью «Альба»

(полное наименование предприятия, учреждения, организации;
для лиц, нанимающих отдельных граждан по договорам, – фамилия, имя, отчество)

Адрес: г. Саратов

«__» ____________2016 г.

М.П. (подпись руководителя)

____________________________

(Ф.И.О. и телефон исполнителя)

ИНФОРМАЦИЯ О СОКРАЩЕНИИ ЧИСЛЕННОСТИ

ООО «Свет»

Адрес:____________________
Телефон: _________________
Исх. № ___ от ______________

Руководителю
Центра занятости населения

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим сообщаем об увольнении с «__» _____ г. на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников) следующих работников ООО «Свет»: …

Оформляя бланк о сокращении численности, информацию о работниках, представленную в табличной форме, оформите так же, как в вышеприведенной форме «Сведения о высвобождаемых работниках».

В случае направления службой занятости гражданина на вакантное место работодатель должен в течение 3 календарных дней вернуть в орган занятости направление с указанием дня приема гражданина на работу либо с указанием причины отказа в принятии.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Списочный состав – это все постоянные, временные, сезонные работники, принятые на работу по трудовому договору, учитываемые в составе только одного предприятия. В расчет включаются все явившиеся на работу и не явившиеся по всем причинам (отпуск, болезнь, выходные и т. д.), а работающие неполное время округляются до 1 единицы.

Отчетность в форме П-4

Не стоит забывать о сдаче отчетности в службу статистики. Многие предвзято относятся к работе этого учреждения и не осознают всей ответственности за несвоевременную сдачу отчетности в данную службу. И напрасно. Так, в 2016 году за непредставление отчетности в службу статистики были существенно повышены суммы штрафов. Какие именно формы отчетности нужно сдавать организации в орган статистики, можно узнать на сайте Федеральной службы государственной статистики, введя свой код ОКПО. Сразу будет предоставлена информация о формах и сроках отчетности конкретно для вашей организации и сами бланки форм. Сейчас же мы поговорим о форме П-4 , в которую вносятся сведения о численности и заработной плате в организации.

Форму П-4 сдают все крупные и средние организации. Освобождаются от сдачи данной отчетности только индивидуальные предприниматели и предприятия, относящиеся к малым формам предпринимательства. Сдается она ежеквартально – при средней численности сотрудников менее 15 человек, раз в месяц – если количество сотрудников превышает 15.

Сроки сдачи установлены до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Например, за ноябрь нужно сдать до 15 декабря.

Заполнить ее довольно несложно. А если и возникнут проблемы, то на сайте службы статистики есть инструкции по заполнению. Также можно обратиться за помощью непосредственно к сотрудникам статистики. В целом необходимо заполнить следующие данные:

1. На титульном листе указывается наименование организации, ее почтовый адрес и код ОКПО. При этом если юридический адрес отличен от фактического, необходимо написать и тот, и другой.

2. В табличной части распределение идет по ОКВЭД. По каждому виду деятельности нужно указать среднесписочную численность работников, равную сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, деленной на число календарных дней месяца. Списочная численность – это все работники, указанные в табеле, за исключением некоторых категорий (п. 80 Указаний заполнения формы № П-4). При заполнении среднесписочной численности за квартал указывается сумма среднесписочной численности работников за каждый месяц квартала, деленная на три.

В графах 5 и 6 необходимо проставить отработанные человеко-часы с начала года, т. е. все фактически отработанные часы, даже сверхурочно. Не указывается только время, проведенное на амбулаторном или стационарном лечении (больничный лист) или в отпуске (п. 84 Указаний заполнения формы № П-4).

Графы с 7 по 10 должны содержать данные о фонде начисленной заработной платы (п. 86 Указаний заполнения формы № П-4), а графа 11 – данные о социальных выплатах (п. 90 Указаний заполнения формы № П-4).

Данные в форме П-4 заполняются нарастающим итогом.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Гражданско-правовые договоры могут заключаться с одним лицом на нескольких предприятиях одновременно (подрядный работник). На указанном предприятии такой сотрудник учитывается как полный на весь срок договора.

Отчетность в военкомат

Абсолютно все организации, согласно пп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ , должны вести воинский учет своих сотрудников. Только для ИП данная форма отчетности является не обязательной, но желательной, так как часты случаи претензий военкоматов к индивидуальным предпринимателям, обязанным запрашивать документы воинского учета у лиц, поступающих на работу (ч. 1 ст. 65, ч. 3 ст. 11, ч. 4 ст. 20 ТК РФ). Судебная практика показывает, что данное требование военкомата неправомерно и ИП могут не вести воинский учет (постановление Президиума ВАС РФ от 28.04.2009 № 13798/08).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Воинскому учету подлежат призывники и военнообязанные.

Не подлежат воинскому учету сотрудники, освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии со ст. 23 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ (например, признанные негодными или ограниченно годными к военной службе по состоянию здоровья, прошедшие военную службу в другом государстве и т. п.); проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу; женского пола, не имеющие военно-учетной специальности; постоянно проживающие за пределами России; имеющие воинские звания офицеров и пребывающие в запасе СВР России и ФСБ России (п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

К документам воинского учета относятся: удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (для призывников), военный билет, военный билет офицера запаса, временное удостоверение или временное удостоверение офицера запаса (для военнообязанных мужчин), паспорт гражданина РФ с наличием в нем соответствующего штампа (для военнообязанных женщин).

В военкомат организациям необходимо представлять сведения о своих сотрудниках. К таким сведениям относятся:

• списки сотрудников, подлежащих воинскому учету, при поступлении и увольнении их с работы. Подаются в двухнедельный срок по установленной форме (Методические рекомендации, утвержденные Генеральным штабом Вооруженных сил РФ);
• списки сотрудников, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять
  на воинском учете. Также в двухнедельный срок, но по запросу;
• списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста. Подаются ежегодно в сентябре;
• списки граждан мужского пола для первоначальной постановки на воинский учет в следующем году. Подаются ежегодно до 01 ноября.

Любая фирма, у которой есть наемные работники, должна заниматься ведением определенной документации. Стоит отметить, что данный процесс является достаточно трудоемким, так что в больших предприятиях для этого нанимаются специальные сотрудники кадровой службы. Именно они отвечают за полноту и точность всех отчетов, предусмотренных нормативными актами.

Если же порядок ведения отчетности кадровой службы нарушается, то работодатель несет ответственность за это. Для того чтобы избежать серьезных штрафных санкций, нужно с ответственностью относиться к подобной документации, или же искать другие пути выхода из данной ситуации (например, обратиться к профессиональному кадровому агентству).

В чем суть отчетности кадровой службы

Вся суть деятельности кадровой службы непрерывно связана с кадровым делопроизводством. Оно является системой управления персоналом компании, что обеспечивает бесперебойный оборот документации, связанной с сотрудниками предприятия, информацией об их перемещении внутри фирмы, учетом рабочего времени специалистов, их приемом на работу, увольнением и так далее.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, работодатель обязан:

формировать личные дела сотрудников предприятия;

оформлять справки, больничные листы и заявления;

заниматься подготовкой кадровых приказов;

разрабатывать табеля учета рабочего времени;

подавать периодические отчеты по персоналу и так далее.

На основании статистических данных, что подаются делопроизводителем в определенные государственные органы, формируется информация о средней заработной плате, уровне занятости и т. д. по стране и регионе.

Основные изменения в кадровых службах современных компаний

Со временем кадровая служба большинства предприятий претерпела множество изменений. Если раньше основная задача таких сотрудников сводилась к тому, чтобы заниматься исключительно документами, связанными с сотрудниками фирмы, то теперь их функциональные обязанности стали намного более широкими. Как правило, опытные кадровики совмещают функции:

HR компании. Они размещают информацию о вакантных должностях предприятия, занимаются рассмотрением анкет и резюме кандидатов, оформляют положение о приеме на работу, составляют трудовые договора, проводят аттестацию сотрудников и так далее. Также они занимаются ведением всех тех документов, связанных с персоналом компании, которые должны быть на каждом предприятии (трудовые договора, трудовые книжки, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и многие другие);

бухгалтера по зарплате. Именно на кадровиков сейчас часто ложатся все расчеты, связанные с оплатой труда. Сюда входит не только начисления заработной платы, но также учет больничных, отпускных, заполнение отчетов по единому социальному налогу и различных отчислений из зарплаты;

специалиста, который ведет кадровую статистическую отчетность.

Когда наступает ответственность за нарушение трудовой отчетности

На работодателей может быть наложена административная ответственность, в случае, если:

• был нарушен порядок сбора, хранения, использования и распространения информации о наемных работниках;
• компания не устранила административные правонарушения, выявленные ранее;
• имеет место воспрепятствование деятельности инспекторов в сфере труда, а также неповиновение законным распоряжениям должностных лиц;
• в государственный орган не подавали сведения, предусмотренные законодательством (периодические отчеты и другая информация).

Большинство из таких нарушений можно обнаружить в результате проверки компании.

Основания для проведения инспекции

Инспекторы в сфере труда могут прибыть на предприятие как для плановой проверки, так и внеплановой ревизии. Основаниями для проведения последней могут быть:

• несчастные случаи на производстве;
• обращение профсоюза, или работников предприятия о нарушении их прав;
• информация из правоохранительных органов.

Какие есть изменения в кадровой отчетности в 2017 году

Cтоит отметить, что трудовое и налоговое законодательство больше всего подвержено различным изменениям. При этом очень важно постоянно следить за всеми нюансами, ведь несоблюдение норм ведет к различным штрафам и санкциям.

Текущий год принес много коррективов, которые касаются:

оформления трудовых книжек (печать в них теперь ставить не обязательно);

упрощения кадрового учета в микропредприятиях (значительно уменьшается количество необходимой документации);

оценки квалификации сотрудников (теперь она становится платной);

введения в действие электронных больничных;

увеличения минимальной зарплаты;

оплаты сверхурочных, а также многого другого.

Таким образом, кадровая отчетность в 2017 году будет немного отличаться от той, что была раньше.

Какие есть способы ведения трудовой отчетности

Есть три основных варианта, как решить проблему с кадровой отчетностью за месяц, а также другой документацией:

нанять кадрового специалиста (или целую службу);

передать данную обязанность для компании-аутсорсера;

не нанимать персонал вообще (воспользоваться услугой аутстаффинга или аренды сотрудников), так что кадры будут числиться не в вашем штате, а в штате у фирмы-посредника, хотя и будут выполнять для вас всю необходимую работу.

Каждый из этих способов имеет свои преимущества. При этом многие предприятия все чаще отказываются от традиционного первого варианта в пользу более прогрессивных методов управления наемными сотрудниками.

Аутсорсинг персонала. В чем преимущества для компании

По своей сути он является передачей части обязанностей и задач для определенной фирмы. Именно она теперь и будет выполнять все обязанности, связанные с подбором и управлением сотрудниками. Подобное решение позволит вам:

• нанять необходимых работников в сжатые сроки;
• воспользоваться готовым решением определенного вопроса (вы поставите перед компанией-аутсорсером цель, после чего получите конечный результат);
• уменьшить нагрузку на кадровый отдел, отчего снижаются административные издержки.

Получается, что ведение трудовой документации полностью или частично перейдет на компанию посредника, что значительно сократит риск несоответствия трудовому законодательству.

Основные плюсы аутстаффинга персонала

С помощью внешнего менеджмента сотрудников вы можете вывести персонал за штат компании. Таким образом, поскольку не будет возникать никаких трудовых отношений между самим предприятием и наемными работниками, отпадает необходимость вести кадровую документацию по таким сотрудникам. К другим преимуществам услуги аутстаффинга можно отнести:

снижение издержек на кадровую и бухгалтерскую службу. Часто бывает так, что более выгодно воспользоваться внешним менеджментом персонала, чем нанимать собственных кадровиков. Особенно это касается небольших предприятий;

удобный процесс оформления иностранных работников;

отсутствие необходимости выплачивать выходное пособие для временных сотрудников;

уменьшение штата компании, благодаря чему вы сможете воспользоваться упрощенной системой налогообложения;

снижение правовой и юридической ответственности за сотрудников фирмы (она полностью или частично переходит к компании-аутстафферу);

экономию времени и сил менеджеров компании, так как у них не будет возникать необходимость сотрудничать с государственными органами (ФНС, ПФР, ФСС) по вопросам трудоустройства внештатных специалистов и так далее.

Таким образом, сочетание всех возможных вариантов управления персоналом позволит вам избежать проблем, связанных с ведением кадровой отчетности на предприятии.